Regolamento Amministrativo e Contabile

REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO E CONTABILE

Vigente
Approvato dalla Direzione Nazionale in data 7 settembre 2019

Art. 1
MODALITA' E LIMITI DEI RIMBORSI SPESE

1. Ai volontari e dirigenti saranno rimborsate le spese effettivamente sostenute per il viaggio, alloggio e vitto qualora l'attività prestata che ha dato motivo alla spesa sia stata preventivamente autorizzata dagli organi competenti a norma di Statuto.
2. Le autorizzazioni e le entità di rimborso vengono adottate ed autorizzate dalla Direzione Nazionale e da quella Sezionale negli ambiti di rispettiva competenza. In caso d'urgenza le autorizzazioni sono adottate dal Presidente e sottoposte a ratifica nella prima seduta utile della relativa Direzione.
3. La direzione nazionale, per gli incontri istituzionali, rimborserà le spese di viaggio, vitto e alloggio, nel modo che segue:

  1. Il biglietto ferroviario, in seconda classe, o con tariffa più conveniente in promozione, anche con treni ad elevata velocità, nonché di altri mezzi pubblici di linea e marittimi. Per i viaggi effettuati tra le ore 22,00 e le ore 08,00 è consentito l'uso delle cuccette.
  2. L'uso del mezzo aereo è previsto per esigenze funzionali o di convenienza economica e, comunque, solitamente, per percorrenze superiori ai 300 Km. In caso di viaggio in aereo, preventivamente autorizzato dalla direzione nazionale, dovrà essere, di norma, individuata la tariffa di classe economica più vantaggiosa.
  3. L’utilizzo dell’auto privata è previsto per esigenze funzionali o di convenienza economica; il predetto utilizzo è consentito previa autorizzazione della direzione nazionale, per comprovate esigenze adeguatamente motivate. Per il viaggio effettuato con auto privata, oltre all’indennizzo dell’eventuale pedaggio autostradale (previa presentazione dei titoli di viaggio in originale o, in caso di utilizzo di carte prepagate e/o telepass, della stampata del rendiconto periodico con evidenziata la specifica del pagamento del tragitto), sarà corrisposta un’indennità chilometrica che sarà liquidata per gli effettivi chilometri percorsi dalla propria residenza di origine alla località di destinazione e ritorno per un importo pari a € 0,28 per ogni Km percorso ( adeguando l’importo al costo del carburante). In caso di assoluta necessità di utilizzo dell’auto privata, qualora il costo complessivo del pedaggio autostradale e del rimborso chilometrico risulti economicamente sconveniente, la direzione nazionale potrà eccezionalmente autorizzare per iscritto forme diverse di rimborso.
  4. L’utilizzo del taxi è consentito a fronte di motivate esigenze. Le ricevute del taxi devono riportare, ai fini della validità contabile, la data e l’indicazione del percorso effettuato.
  5. Le spese relative a parcheggi a pagamento, aeroportuali, ferroviari o cittadini saranno rimborsate solo in casi eccezionali, se preventivamente autorizzate.
  6. Per le spese di vitto e alloggio si seguono i parametri stabiliti dalla Direzione Nazionale Unione Italiana dei Ciechi e degli Ipovedenti

Art. 2
ORGANI ASSOCIATIVI: DELLE CONVOCAZIONI

1. Le sedute degli organi associativi sono convocate tramite avviso spedito, anche a mezzo mail, almeno 15 giorni, prima della data fissata, per le assemblee e 7 giorni per le altre riunioni. Della spedizione fa fede il protocollo regolarmente tenuto.
2. L'avviso deve contenere:

  1. il luogo la data e l'ora della seduta;
  2. l'ordine del giorno.
  3. all'avviso devono essere allegati i documenti assembleari ed entro le 48 ore antecedenti alle sedute delle Direzioni devono essere recapitati il verbale della seduta precedente ed eventuali documenti scritti relativi all'ordine del giorno.

3 L'avviso di convocazione è di competenza del Presidente dei rispettivi organi che stabilisce data, luogo e sede in cui svolgere la seduta della Direzione.
4. Le sedute degli organi associativi sono valide anche se tenute in audioconferenza.
5. Le convocazioni delle sezioni provinciali devono essere inviate necessariamente anche al Presidente Nazionale, al componente competente territorialmente, nonché, ad eventuali rappresentanti zonali, e, limitatamente a quelle dell'assemblea, anche ai soci sostenitori.
6. Nel caso in cui si dovesse ravvisare una particolare urgenza le riunioni dei Direttivi possono essere convocate anche 48 ore prima.
7. Un terzo dei componenti la Direzione Nazionale o Sezionale (arrotondato per eccesso) possono chiedere la convocazione dei Direttivi, comunicando al presidente l'ordine del giorno, da trasmettere entro 8 giorni dalla richiesta.

Art. 3
ORGANI ASSOCIATIVI: DELLE RIUNIONI, DELLE VALIDITA', DELLE DETERMINAZIONI E DELLE ELEZIONI

1. Le riunioni degli organi associativi sono presiedute dai rispettivi Presidenti o in caso di assenza dal Vice Presidente; in mancanza l'organo elegge un componente quale Presidente della seduta. Nelle sedute di insediamento e di costituzione e fino alla nomina degli organi direttivi, le riunioni sono presiedute dal socio più anziano per età. Nel caso di seduta costitutiva deve necessariamente essere presente il presidente nazionale o un suo delegato e/o il componente territoriale. Le riunioni del Direttivo provinciale e nazionale si devono convocare almeno quattro volte l'anno, preferibilmente "de visu".
2. Per la validità delle sedute della Direzione Nazionale, della Direzione Provinciale nonché per la validità delle Assemblee si rimanda a quanto disposto dall'art. 24 dello Statuto Sociale.
3. Possono partecipare all'Assemblea Nazionale i Presidenti e i Vice Presidenti delle sezioni provinciali. In caso di loro impedimento possono delegare altro componente il direttivo sezionale e/o socio fondatore della sede provinciale di appartenenza.
4. Per l'elezione alle cariche a componente della Direzione Nazionale e sezionale, si procede mediante presentazione della propria candidatura per iscritto, al presidente durante l'assemblea, secondo le modalità stabilite dall'assemblea di riferimento.
5. Per l'elezione del Direttivo Nazionale possono candidarsi tutti i soci regolarmente iscritti al 31 dicembre precedente alla scadenza dell'organo stesso. Per l'elezione del Direttivo Sezionale possono candidarsi tutti i soci della Sezione di appartenenza regolarmente iscritti al 31 dicembre precedente alla scadenza dell'organo stesso.
6. Non sono eleggibili coloro che hanno procedimenti penali pendenti e, qualora già in carica, devono dimettersi.
7. Le persone votate e non candidate comportano l'annullamento della scheda.
8. Le preferenze da indicare, sulla scheda, non devono superare il numero dei componenti dell'organo da eleggere, in caso contrario la scheda viene considerata nulla.
9. Delle sedute degli organi viene redatto verbale a cura della persona designata ad assumere la funzione di segretario. Il verbale sottoscritto dal segretario e dal presidente viene conservato, unitamente ai provvedimenti adottati, secondo le modalità stabilite dalla Direzione Nazionale.

Art. 4
ORGANI ASSOCIATIVI: DEI POTERI D'URGENZA, DELLA SUPPLENZA, DELLE SOSTITUZIONI, DELLA PROROGA E DEI PROVVEDIMENTI AMMINISTRATIVI

1. In caso di urgenza le decisioni di competenza degli organi associativi possono essere assunte dai rispettivi presidenti. Tali atti saranno sottoposti a ratifica nella prima seduta collegiale utile.
2. In tutti gli organi associativi, in caso di impedimento o assenza del presidente, il vice presidente ne esplica le funzioni a tutti gli effetti e per la durata dell'impedimento o dell'assenza.
3. In caso di vacanza negli organi associativi si procede come segue:

  • se la vacanza riguarda la maggioranza degli elementi dell'organo Nazionale, lo stesso decade nella sua interezza e i componenti restano in carica fino all'assemblea elettiva; se riguarda la Direzione Provinciale, la Direzione Nazionale provvederà alla nomina di un commissario che sarà coadiuvato, su richiesta dello stesso, dalla Direzione decaduta.
  • se la vacanza non riguarda la maggioranza degli elementi dell'organo, la reintegrazione avverrà con la cooptazione all'interno dell'organo stesso con i primi dei non eletti; altrimenti in caso di mancanza dei non eletti si procederà entro 60 giorni alla relativa reintegrazione a norma di statuto.

4. Alla scadenza dei rispettivi mandati, i componenti degli organi rimangono in carica per il disbrigo degli affari correnti e per gli adempimenti statutari fino all'insediamento degli organismi rinnovati.
5. Qualora, nonostante l'applicazione dei commi precedenti, si determinino situazioni di inattività, disfunzione grave o comunque di mancato rispetto delle norme statutarie e regolamentari, la Direzione nazionale nomina un commissario straordinario che dura in carica il tempo strettamente necessario al ripristino della normale funzionalità dell'organo commissariato, e comunque non oltre sei mesi.
6. La Direzione Nazionale vigila sul regolare funzionamento delle strutture sezionali, adottando gli eventuali provvedimenti necessari per rimuovere situazioni irregolari. Le decisioni della Direzione Nazionale sono inappellabili.
7. Le spese del commissariamento saranno a carico della sezione di cui l'organo è coinvolto; in caso di insufficienti risorse economiche presso le Sezioni, le spese saranno a carico della Direzione Nazionale.
8. Condizioni necessarie per il mantenimento della Ragione Sociale U.N.I.Vo.C. sono:

  • l'adozione dello Statuto sociale e del Regolamento nazionali;
  • l'iscrizione al registro regionale del volontariato;
  • la stipula della polizza assicurativa.

Art. 5
DELLA CONTABILITA'

1. I conti consuntivi e i programmi di attività corredati dal relativo piano finanziario devono essere predisposti in tempo utile per essere sottoposti all'approvazione delle relative assemblee, da tenersi improrogabilmente entro il 30 aprile di ciascun anno.
2. I conti consuntivi ed i programmi di attività corredati dal relativo piano finanziario delle rispettive sezioni, una volta approvati, dovranno pervenire entro il 15 giugno alla Direzione nazionale, che provvederà a trasmetterli ai competenti territoriali per conoscenza.
3. L’entità della quota associativa, deliberata dalle rispettive assemblee provinciali, concorre interamente a determinare le entrate della sezione provinciale.
4. Ogni piano finanziario dovrà ispirarsi al principio dell'equilibrio contabile raggiunto mediante l'autonoma acquisizione di risorse sufficienti all'espletamento delle attività programmate.
5. La contabilità, le scritture contabili ed i libri sociali devono essere redatti nel rispetto di quanto disciplinato dal D.lgs 117/2017.

Art. 6
DEI PROCEDIMENTI DISCIPLINARI

1. Avverso i provvedimenti degli organi associativi è ammesso ricorso al collegio dei probiviri entro 30 giorni dall'adozione dell'atto o dalla comunicazione dello stesso.
2. Il ricorso può essere presentato direttamente dall'interessato.
3. Il Presidente del collegio dei probiviri, entro i 30 giorni successivi dal ricevimento del ricorso, trasmette all'organo che ha emanato l'atto impugnato ed agli eventuali ricorrenti copia del ricorso presentato e dei relativi allegati.
4. L'organo che ha emanato l'atto impugnato e gli eventuali ricorrenti, entro 30 giorni dalla trasmissione della documentazione di cui al comma precedente, inviano le proprie contro deduzioni al collegio dei probiviri.
5. Il Presidente del collegio dei probiviri acquisite le contro deduzioni o decorso il termine per la presentazione delle stesse, convoca il collegio per la decisione del ricorso.
6. Nella seduta fissata dal Presidente il collegio decide il ricorso salvo che non si rendano necessari supplementi istruttori.

Art. 7
SOCI, DIRITTI, OBBLIGHI, ESCLUSIONI

Soci

1. Possono far parte dell'associazione, in numero illimitato, tutti coloro che si riconoscono nello statuto e intendono prestare la propria collaborazione nell'organizzazione, mossi da spirito di solidarietà per le finalità ivi indicate rivolgendo la loro attività a terzi.
2. A tutti i soci devono essere consegnate copie aggiornate dello statuto dell'associazione e degli eventuali regolamenti interni.
3. La richiesta di adesione, redatta in forma scritta su un apposito modulo predisposto dall'associazione e indirizzata al Presidente, deve contenere la dichiarazione dell'aspirante socio di condividere le finalità dell'associazione, di accettarne senza alcuna riserva lo statuto e i regolamenti nonché, presa visione della informativa relativa alla privacy, di consentire il trattamento dei dati personali, unitamente alla sottoscrizione della dichiarazione di non avere in corso procedimenti penali pendenti. Ogni variazione rispetto a tale requisito dovrà essere tempestivamente dichiarata.
4. Il Consiglio Direttivo si riserva di accettare o meno la richiesta di adesione, deliberando in merito con espressa motivazione.
5. L'iscrizione all'associazione decorre dalla data della deliberazione del Consiglio Direttivo, che deve esaminare le domande di adesione dei nuovi soci nel corso della prima riunione successiva alla data di presentazione delle suddette richieste, deliberando l'iscrizione dei soci nel registro degli aderenti all'associazione.

Diritti

1. Tutti i soci hanno gli stessi diritti e parità di trattamento all'interno dell'associazione.
2. I soci hanno diritto di frequentare i locali dell'associazione e di partecipare a tutte le iniziative e manifestazioni promosse dalla stessa. Hanno diritto di essere informati tempestivamente delle convocazioni delle Assemblee, di riunirsi in Assemblea per discutere e votare sulle questioni riguardanti l'associazione, di verbalizzare le proprie opposizioni, di consultare i verbali degli organi sociali ed eventualmente estrarne copia, di eleggere ed essere eletti membri degli organi dirigenti, di rassegnare le proprie dimissioni in qualunque momento, di conoscere i programmi con i quali l'associazione intende attuare gli scopi sociali.

Obblighi

1. I soci devono:

  1. rispettare lo statuto ed il regolamento in tutta la loro interezza;
  2. tenere un comportamento conforme alle finalità perseguite dall'associazione;
  3. svolgere tutte le attività nei tempi e secondo le modalità preventivamente concordate;
  4. eseguire la loro attività verso terzi in modo personale, spontaneo, gratuito e senza perseguire alcun fine di lucro;
  5. contribuire al raggiungimento degli scopi dell'associazione, prestando la propria opera secondo le finalità dell'organizzazione;
  6. pagare, annualmente, la quota associativa nell’ammontare stabilito dall’assemblea provinciale di appartenenza.

Esclusioni

La qualifica di socio si perde per:

  1. decesso;
  2. impossibilità sopravvenuta di svolgere le prestazioni richieste;
  3. inattività continuativa non giustificata con conseguente cancellazione del socio;
  4. rinuncia volontaria da comunicare per iscritto al Presidente della sezione;
  5. Mancato pagamento, entro l’anno solare, della quota associativa.

Espulsione

I soci sono espulsi per inosservanza delle disposizioni dello statuto, degli eventuali regolamenti o delle deliberazioni legittimamente assunte dagli organi sociali e qualora risultino carichi penali pendenti.

Art 8
RAPPRESENTANZE

Nell'ambito provinciale delle sezioni possono essere istituite una o più rappresentanze, a norma dell'art. 10 dello statuto sociale, con le seguenti modalità:

  1. La rappresentanza deve essere deliberata dal Direttivo sezionale di riferimento che dovrà sostenere le spese di gestione per la sede e le relative attività.
  2. La Direzione Sezionale delega un socio per gestire i servizi da erogare sul territorio di competenza previo il coordinamento dei volontari che risiedono nella zona.
  3. Il delegato della rappresentanza fa capo al Presidente della sezione e comunica tutti i dati necessari dei servizi da svolgere alla sezione provinciale di appartenenza, al fine della copertura assicurativa dei volontari e degli utenti e per la correttezza normativa e statutaria dell'associazione. Inoltre a fine anno presenta una relazione delle attività svolte e una relazione programmatica delle attività da svolgere.
  4. Il delegato partecipa al consiglio direttivo in qualità di referente con possibilità propositiva ma senza diritto al voto.
  5. Il delegato procede ad impegni di spesa previa autorizzazione della direzione sezionale.
  6. Tutta l'attività amministrativa e contabile della rappresentanza deve necessariamente fare capo alla sezione provinciale di appartenenza.